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Modernes E-Government krempelt die Verwaltung um

Modernes E-Government krempelt die Verwaltung um

Weniger Bürokratie – mehr Service für die Bürger
 

Digitale Trends verändern alle Bereiche unserer Gesellschaft. Aktuell wird sehr intensiv das Thema „Industrie“ 4.0 diskutiert. Unter dem Begriff wird eine neue Phase der wirtschaftlichen Entwicklung verstanden, in der das Internet ein wesentlicher Treiber ist. Durch neue Technologien wachsen reale und virtuelle Welt zum Internet der Dinge zusammen und schaffen neue Produkte und Dienstleistungen, verändern aber auch die Qualifikationsanforderungen der Beschäftigten und ihre Arbeitsbedingungen tief greifend.

In der Öffentlichkeit weit weniger beachtet, für die Lebensbedingungen der Menschen aber ebenso einschneidend, ist die Veränderung der öffentlichen Verwaltung durch die Digitalisierung. Während am Beginn der elektronischen Verwaltung der Computer als Ersatz für die Schreibmaschine stand, ist es inzwischen üblich, komplexe Verwaltungsverfahren zu digitalisieren. Die fortschreitende Digitalisierung und die technologischen Möglichkeiten der Vernetzung leisten damit einen wichtigen Beitrag zur Modernisierung der Verwaltung.

Verwaltung zukunftsfit machen

Bürgerinnen und Bürger, die Wirtschaft und zivilgesellschaftliche Organisationen erwarten längst von der öffentlichen Verwaltung vergleichbare Angebote, wie sie Dienstleister der Privatwirtschaft schon anbieten. Sie wollen bequem, zeit- und ortsunabhängig die Angebote der Verwaltung nutzen, wobei eine stärker bürgerorientierte Aufgabenwahrnehmung im Mittelpunkt steht. Der Bund und die Länder haben hierzu in den vergangenen Jahren durch jeweilige E-Government-Gesetze die formellen Rahmenbedingungen gesetzt.

Die Säulen des E-Governments

Ziele der öffentlichen Verwaltung sind es, die elektronische Kommunikation der Bürgerinnen und Bürger mit der Verwaltung zu erleichtern und einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste anzubieten. E-Government umfasst dabei drei Funktionen:

  • Informationen bereitstellen: Bürger und Unternehmen sollen sich im Internet über die angebotenen Verwaltungsleistungen und Bürgerinformationsdienste informieren können.
  • Kommunikation und Informationsaustausch: Bürger und Unternehmen sollen auf elektronischem Wege mit der Verwaltung in den Dialog treten können, um Anfragen und Anträge zu stellen.
  • Transaktion: Als höchste Stufe des E-Governments werden komplexe und übergreifende Verwaltungsvorgänge verstanden, die digitalisiert abgewickelt und mittels entsprechender Softwarelösungen bearbeitet werden können, z. B. durch die Bereitstellung von Formularlösungen, elektronischen Zahlungssystemen, digitalen Marktplätzen oder Ausschreibungssystemen.

Nicht ohne eine umfassende Kommunikation

Die Digitalisierung bietet viele Chancen für eine zukunftsfähige Weiterentwicklung der Verwaltung. Sie gilt es zu nutzen. Die Digitalisierung wirkt als Motor der Modernisierung öffentlicher Verwaltung, wobei die elektronische Mobilisierung die gesamte Binnenstruktur der Verwaltungsapparate betrifft.

Diese Veränderungsprozesse, die mit umwälzenden Veränderungen für Bürgerinnen und Bürger, für die Wirtschaft und die zivilgesellschaftlichen Organisationen einerseits und für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung andererseits verbunden sind, brauchen eine starke kommunikative Begleitung. Die Notwendigkeit der aktiven Kommunikation ergibt sich nicht zuletzt aus dem komplexen Beziehungsgeflecht, in dem die öffentliche Verwaltung agiert:

  1. „E-Government“ ist ein ganzheitlicher Modernisierungsansatz, der sowohl die Bereiche Informationstechnik und Organisation als auch die Öffentlichkeitsarbeit aktiv einbezieht.
  2. Die E-Government-Gesetze von Bund und Ländern umfassen als Anforderungen sowohl umfangreiche Informationsangebote der Behörden im Netz als auch die elektronische Kommunikation mit Externen, sobald sich diese elektronisch an die Behörde wenden.
  3. Aber auch die Kommunikation innerhalb der Behörden und zwischen den Behörden wird durch E-Government-Lösungen auf eine neue Grundlage gestellt. Dies erfordert eine aktive Mitwirkung der Beschäftigten, die kommunikativ an die neuen Verfahren und Strukturen herangeführt werden müssen.
  4. Internetportale der Behörden übernehmen eine wichtige Mittlerfunktion zwischen Behörden und Bürgerinnen und Bürgern, Wirtschaft, Vereinen und Verbänden. Insbesondere im kommunalen Bereich ergeben sich damit neue Möglichkeiten der Bürgerbeteiligung (z. B. durch Onlinebefragungen). Um die Nutzung dieser Angebote anzukurbeln, müssen sie hinreichend öffentlich bekannt gemacht werden.

Akzeptanz ausbauen

Der Ausbau von E-Government-Angeboten nimmt in Ländern und Kommunen Fahrt auf. Die Herausforderungen liegen aber nicht nur in der technischen Entwicklung und Implementierung, sondern darin, attraktive Angebote zu schaffen, die von den Bürgern angenommen werden. Sind die digitalen Verwaltungslösungen nutzerzentriert aufgebaut, muss der Zugang durch gezielte Bekanntmachung gefördert werden, und zwar dort, wo die Angebote für potenzielle Nutzer relevant sind[1].

Die erfolgreiche Umsetzung von E-Government-Ansätzen setzt daher gut durchdachte Kommunikationsstrategien voraus, um für alle spürbar innovative Services für die Menschen zu schaffen. Das gelingt jedoch noch nicht perfekt. So belegen die Zahlen des eGovernment Monitors[2] nur vorsichtige Schritte in Richtung Erfolg, was insbesondere an der mangelnden Bekanntheit von digitalen Verwaltungsangeboten in Deutschland liegt.

Chancen des Strukturwandels nutzen

Gute, medienbruchfreie Onlineangebote entlasten Behörden wie Bürgerinnen und Bürger und tragen maßgeblich zur Modernisierung des Verwaltungsapparates bei. Allerdings müssen Erfolgsfaktoren wie Nutzen, Attraktivität, Benutzerfreundlichkeit, Bekanntheit und Auffindbarkeit digitaler Angebote durch geeignete Kommunikationsmaßnahmen deutlich verbessert werden.

Eine wichtige Aufgabe kommt dabei der Entwicklung abgestimmter Kommunikationsstrategien mit allen Beteiligten zu. Gemeinsam mit Projektpartnern aus den Bereichen IT, öffentlicher Verwaltung und E-Government-Beratung arbeitet sich flowconcept immer tiefer in dieses Thema ein. Denn E-Government bietet viele Möglichkeiten, behördliche Aufgaben für Bürger und Wirtschaft schneller und wirtschaftlicher umzusetzen. Haben Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen erst einmal ausreichende Kenntnis von online verfügbaren Serviceportalen und leistungsfähigen digitalen Verwaltungsdiensten, wird die zukünftige Nutzung von E-Government-Angeboten weiter steigen.

 

[1] E-Government in Deutschland, Kompetenzzentrum Öffentliche IT, Nationaler Normenkontrollrat

[2]  eGovernment Monitor 2016, durchgeführt von TNS Infratest für Initiative D21 und ipima, September 2016