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Eventmarketing

Eventmarketing boomt: 8 Tipps für die erfolgreiche Organisation

Events sind ein wichtiges und immer beliebter werdendes Kommunikationsinstrument im Marketingmix. Inszenierende Veranstaltungen schaffen Anlässe für Begegnungen außerhalb des üblichen Geschäftsrahmens mit dem Ziel, für eine Bindung an die Marke zu sorgen und potenziellen Kunden die unternehmensrelevanten Produktwelten und Dienstleistungen emotionsstark näherzubringen. 

Modernes Eventmarketing erreicht eine neue Dimension

Wer Kunden gewinnen und beeindrucken will, muss jedoch die wachsenden Erwartungen an ein Event erfüllen, besser noch übertreffen. Wie aber ist das zu schaffen, zumal Kunden von allen Seiten mit Einladungen umgarnt werden und sehr selektiv über ihre Teilnahme entscheiden? Hinzu kommt, dass wirkungsvolle Kundenevents arbeitsintensiv und nicht selten zeit- und kostenaufwendig sind. Ihr Erfolg hängt wesentlich vom professionellen Eventmarketing und einer perfekten Organisation ab. Wer seine Zielgruppen also nachhaltig begeistern will, braucht ein überzeugendes Konzept. Das fängt beim Einladungs­management an, geht über die technisch anspruchsvolle Inszenierung von Live-Events bis hin zur Echtzeitinteraktion der Teilnehmer über Social Media. 

Kein Event ohne OnlineKommunikation

Die digitale Transformation hat die komplette Infrastruktur des Kommunikationsprozesses von Live-Events verändert. Neue Technologien und die intelligente Verknüpfung mit Social Media spielen eine immer größere Rolle im Eventmarketing. Softwaretools, Anmeldeplattformen und Social-Media-Event-Technologien bieten Vorteile, um die Organisation aller Arten von Events zu erleichtern und zu unterstützen. Die Ankündigung und die Bewerbung von Veranstaltungen in den jeweiligen Zielgruppen läuft zunehmend über Online- und Social-Media-Kanäle. Das erzielt größere Reichweiten in vorhandenen und neuen Kundenschichten. 

Von der EventWebsite bis zum Teilnehmermanagement

Es gibt kaum noch ein Event, das ohne Microsite oder Landingpage, Filmtrailer, Video- und Liveübertragung, Voting oder Posting auskommt. Das setzt viel Know-how, Erfahrung und neue digitale Kompetenzen in den Organisationsteams von Unternehmen voraus. Wem dabei als Veranstalter personelle und zeitliche Ressourcen fehlen, sucht sich Unterstützung bei geeigneten Agenturen. Empfehlenswert ist es, von Beginn an das zur Verfügung stehende Budget klar zu definieren, denn davon sind schlussendlich alle zur Verfügung stehenden Optionen für die Organisation und Inszenierung des Events abhängig.

Diese 8 Tipps machen Ihr Kundenevent erfolgreicher

In diesem Blogbeitrag geht es darum, wie Sie mit Ihrer Veranstaltung Aufmerksamkeit und persönlichen Kontakt zu Ihren Zielgruppen erreichen und wie Sie Ihren Organisationsaufwand effizienter gestalten.

  1. Definieren Sie klar Ihre Ziele und Zielgruppen

Klären Sie vorab, welche Ziele und welche spezifischen Zielgruppen Sie mit dem Event erreichen möchten. Davon abhängig sind die organisatorische Ausrichtung und die zum Einsatz kommenden Kanäle zu Ihren Zielgruppen.

  1. Legen Sie Wert auf einen wirkungsvollen Rahmen

Das Programm, die Eventlocation und der Rahmen Ihrer Veranstaltung sollten zu Ihrer Zielgruppe passen und für ein perfektes Ambiente sorgen. Formulieren Sie ein starkes Motto! Der Titel Ihrer Veranstaltung weckt bei Ihren Kunden Neugier und das Interesse, dabei sein zu wollen. Ein zugeordneter Hashtag erleichtert den Weg ins Social Web. Ein attraktives Veranstaltungsdesign sorgt für Aufsehen und schafft die gewünschte Wertigkeit für Ihr Kundenevent.

  1. Save the Date und Eventeinladung gehen online

E-Mail-Kampagnen und personalisierte Newsletter sind die zeitgemäßen Instrumente, um Ihre Veranstaltung anzukündigen. Der Versand von elektronischen Einladungen wird immer beliebter. Er ist direkt, nachhaltig und spart Papier und Druckkosten. Für den erfolgreichen Einsatz sollte Ihr Datenbestand in einem top gepflegten Zustand sein. Sorgen Sie dauerhaft für die Pflege von aktuellen Kontaktdaten in Ihren Zielgruppen.

  1. Gönnen Sie Ihrem Event eine eigene Microsite

Kommunizieren Sie Ihre Veranstaltung im Netz. Die Auffindbarkeit Ihres Kundenevents auf Ihrer Website ist heute ein unverzichtbares Zeichen von Professionalität. Besser ist eine speziell eingerichtete Microsite für das Event. Sie erhöht die öffentliche Aufmerksamkeit und beantwortet mit wenigen Klicks alle Fragen zur Veranstaltung. Hier können Informationen über das Programm, die Referenten, den Tagungsort und die Anreise benutzerfreundlich und gut strukturiert abgebildet werden. Während der Veranstaltung eignet sich die Microsite für das Streaming von Inhalten in Echtzeit und das Einstellen von Bildergalerien. Auch Veranstaltungspartner und Sponsorenlogos lassen sich einbinden. Weisen Sie offline und online an allen denkbaren Orten prominent auf Ihre Eventwebsite hin.

  1. Nutzen Sie eine professionelle Eventmanagement-Software

Eine Eventmanagement-Software für Ihre Veranstaltung kombiniert die Abbildung Ihrer Veranstaltung im Internet mit einem elektronischen Anmeldetool zur Abwicklung des Teilnehmermanagements. Die Onlineregistrierung Ihrer Gäste ist über eine Eingabemaske im elektronischen Anmeldeformular möglich. So lassen sich alle für den Veranstalter wichtigen Daten und Informationen über den Teilnehmer abfragen. Ein vollautomatischer Versand von Anmeldebestätigungen befreit Ihr Organisationsteam von zeitraubenden Routinearbeiten. Das zum Einsatz kommende Softwaretool sollte sich unkompliziert an Ihr Unternehmensdesign anpassen lassen.

  1. Ihre Kunden mögen es persönlich

Kunden wollen heute persönlich angesprochen werden. Ob bei einer Einladung per Brief, Postkarte, Telefon, E-Mail oder WhatsApp: Kombinieren Sie klassische Kommunikationsinstrumente mit modernen Onlineaktivitäten – aber bitte immer mit persönlicher Ansprache. Mit einem grafisch gestalteten Einladungsnewsletter wecken Sie besondere Aufmerksamkeit. Hier können Sie direkt einen Link auf Ihre Veranstaltungswebsite einbauen, damit Ihre Gäste oder Teilnehmer sich mit einem Klick anmelden können. Ist die Resonanz auf Ihre Einladung schleppend, versenden Sie schnell eine Erinnerung per E-Mail.

  1. Promotion über PR, Blog und soziale Netzwerke

Mit Pressemitteilungen, Blogbeiträgen und Postings in sozialen Netzwerken haben Sie die Möglichkeit, Hintergrund­informationen zu vertiefen, Referenten und Künstler vorzustellen oder interessante Gäste etc. anzukündigen. Eine gut durchdachte Dramaturgie und regelmäßige Veröffentlichungen steigern die Spannung kontinuierlich bis zum Veranstaltungstag.

  1. Lassen Sie Ihre Veranstaltung nachklingen

Das einfache Hochladen von Präsentationen, Handouts oder sonstigen Veranstaltungsdokumenten auf die Eventwebsite erspart dem Veranstalter die Kosten für den Druck und das Versenden von Teilnehmerunterlagen. Videos oder Bildergalerien sorgen für bleibende Erinnerungen und spiegeln noch lange nach dem Event Impressionen von der Atmosphäre der Veranstaltung wider. Dafür kommen auch Veröffentlichungen auf Plattformen wie Instagram oder Snapchat in Frage.

Neue Medien und Technologien verändern permanent die Formate von Kundenveranstaltungen und Live-Events. Kommunikatoren und Eventplaner müssen diesen Wandel aktiv mitgestalten. Wenn Sie sich dabei professionelle Unterstützung für die Organisation Ihres Kundenevents wünschen, wenden Sie sich jederzeit an die Profis bei flowconcept. Gern stellen wir Ihnen unsere digitalen Lösungen für das Eventmarketing vor. Dazu liefern wir Ihnen erstklassigen Support und Service.